REGULAMIN KONFERENCJI IMPLANTY
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Niniejszy Regulamin stanowi podstawę organizacji Konferencji IMPLANTY oraz określa prawa i obowiązki jej Uczestników, dalej zwany jest Regulaminem.
2. Regulamin jest zamieszczony na stronie: https://wimio.pg.edu.pl/konferencja-implanty, zwaną dalej stroną Konferencji.
3. Konferencja jest organizowana przez Instytut Technologii Maszyn i Materiałów Wydziału Inżynierii Mechanicznej i Okrętownictwa Politechniki Gdańskiej oraz Koło Naukowe ‘Materiały w Medycynie’, zwanymi w dalszej części Organizatorami.
4. Wydarzenie odbywa się w terminie i miejscu wskazanym przez Organizatorów.
5. Celem Konferencji jest przedstawienie obecnego stanu zaawansowania w zakresie prac badawczo-rozwojowych w obszarze implantów medycznych, stworzenie forum do dyskusji nad współpracą i postępem w przedmiocie oraz szerzenie wiedzy wśród studentów.
6. W ramach Konferencji mogą odbywać się sesje naukowo-dydaktyczne, edukacyjne oraz prezentacje przedsiębiorstw branży specjalistycznej. Dokładny plan Konferencji dostępny będzie na stronie Konferencji.
7. Zakres merytoryczny sesji naukowo-dydaktycznych jest w całości nadzorowany przez Komitet Naukowy działający pod przewodnictwem prof. dr hab. inż. Andrzeja Zielińskiego, a którego pełny skład będzie dostępny na stronie.
8. Uczestnikiem może być każda osoba fizyczna lub prawna, która składa deklarację uczestnictwa w Konferencji poprzez rejestrację elektroniczną oraz uiści wymaganą opłatę. Każdy uczestnik, biorący udział w Konferencji otrzyma e-certyfikat uczestnictwa.
§ 2 Warunki uczestnictwa
1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest przesłanie zgłoszenia poprzez wypełnienie formularza dostępnego na stronie oraz uiszczenie odpowiedniej opłaty w terminie i wysokości ustalonej przez Organizatorów.
2. Liczba osób uczestniczących w Konferencji jest ograniczona.
3. Udział w Konferencji dla wszystkich uczestników jest odpłatny. Organizatorzy zastrzegają sobie jednak prawo do udzielanie zniżek od ceny podstawowej, jak również zwolnienia z opłat.
4. Koszty dojazdu i zakwaterowania uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
5. Wysokość opłat, jak również sposób i termin zapłaty zostanie podany na stronie Konferencji.
6. Całość opłat zostanie przeznaczona tylko i wyłączenia na cele Konferencji. Konferencja nie ma celu zarobkowego.
7. Zgłoszenia uczestnictwa będą możliwe poprzez wypełnienie formularza opublikowanego na stronie Konferencji, do czasu wyczerpania miejsc lub terminu określonego przez Organizatorów.
8. Osoba wysyłająca zgłoszenie potwierdza prawidłowość wprowadzonych danych osobowych, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty oraz zaświadcza akceptację niniejszego Regulaminu oraz innych przepisów prawnych w nim poruszanych.
9. W przypadku braku terminowego uregulowania opłaty przez uczestnika następuje jego wykreślenie z listy uczestników.
10. W celu potwierdzenia swojej obecności na Konferencji uczestnik jest zobowiązany dokonać rejestracji w dniu jej rozpoczęcia. Przy rejestracji wskazane jest posiadanie potwierdzenia wysłania zgłoszenia, jak również potwierdzenia dokonania rejestracji. Dla osób korzystających ze zniżek dodatkowo wymagane jest przedstawienie dokumentu uprawniającego do określonej zniżki.
11. Uczestnicy mają możliwość zgłoszenia chęci wygłoszenia własnej prezentacji lub zaprezentowania posteru podczas sesji naukowo-dydaktycznych. Muszą zostać jednak uprzednio zakwalifikowani przez Komitet Naukowy oraz Organizatorów.
12. Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość wyboru prelegentów, których wystąpienia będą najbardziej wpisywać się w tematykę Konferencji.
13. Po weryfikacji zgłoszeń uczestnicy otrzymują mailowe potwierdzenie uczestnictwa.
14. W przypadku organizacji Konferencji w wersji online wymagane jest użycie jednego lub kilku kompatybilnych urządzeń, posiadania dostępu do Internetu, odpowiedniego oprogramowania i może wymagać okresowych aktualizacji lub upgrade’ów. Minimalne wymagania sprzętowe i programowe są określone na stronie internetowej dostawcy oprogramowania webinarowego i zostaną przekazane uczestnikom wraz z adresem zdalnego dostępu do konferencji. Wymaganie te mogą podlegać zmianom za każdym razem, gdy dostawca wybranego oprogramowania webinarowego dokona aktualizacji lub innych zmian technicznych. Do czynnego udziału w Konferencji online niezbędne jest posiadanie sprawnego i poprawnie skonfigurowanego zestawy audio-video w postaci działających słuchawek lub głośników, mikrofonu oraz kamery. W niektórych przypadkach niezbędne może okazać się zezwolenie wybranej przeglądarce lub aplikacji na dostęp do sprzętu audio-wideo. Słuchawki, głośniki, mikrofon i kamera nie powinny być jednocześnie używane przez inne aplikacje.
15. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za formę ani treść merytoryczną prezentacji oraz tezy i poglądy wygłaszane przez Uczestników. Komitet Naukowy będzie jednak weryfikował pod względem merytorycznym i zgodności z Konferencją streszczenia wystąpień.
16. Uczestnicy nie mogą wygłaszać tez i poglądów nawołujących do nienawiści lub dyskryminacji jakichkolwiek osób na tle rasowym, kulturowym, etnicznym, wyznaniowym, światopoglądowym lub ze względu na płeć. Ponadto, niedopuszczalne jest propagowanie ideologii i symboliki związanej z ustrojami totalitarnymi.
17. Uczestnicy mają prawo wziąć udział w wydarzeniach dodatkowych przygotowanych przez Organizatorów, co związane może być z dodatkowymi kosztami i osobnymi ustaleniami.
18. Organizatorzy mogą pytać Uczestników o ogólną opinię i poziom zadowolenia z przeprowadzonej Konferencji, mogą prowadzić i publikować statystyki dotyczące Konferencji i mają prawo do przesyłania notyfikacji zgodnie z polityką prywatności.
§ 3. Rezygnacja z uczestnictwa
1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w Konferencji i uzyskania zwrotu poniesionych kosztów w wysokości 60% wpłaconej kwoty w przypadku dokonania zgłoszenia na 30 dni przed datą jej rozpoczęcia.
2. Zgłoszenie rezygnacji należy przesłać na adres mailowy Konferencji. Po odpowiedzi ze strony Organizatorów następuje niezwłoczne wykreślenie z listy uczestników.
§ 4. Odpowiedzialność Organizatorów
1. Organizatorzy zapewniają, że dołożą wszelkich należytych starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne Konferencji zgodnie z jej opisem oraz odpowiednim standardem.
2. Organizatorzy ustalają plan Konferencji, który zostaje umieszczony z 2-tygodniowym wyprzedzeniem na stronie wydarzenia, jednakże zastrzegają sobie prawo do wprowadzania w nim zmian, w tym w szczególności zmian rozkładu czasowego, jak i kolejności wystąpień.
3. Zmiany w programie Konferencji określone w punkcie powyższym nie mogą stanowić podstawy do roszczeń wobec Organizatorów.
4. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odwołania Konferencji w przypadku zaistnienia istotnych zdarzeń losowych.
5. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy należące do uczestników, w tym także rzeczy zgubione, zniszczone czy skradzione podczas trwania Konferencji.
5. Uczestnik ma prawo do zgłoszenia reklamacji wobec Organizatorów Konferencji. Wszelkie reklamację powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym na adres siedziby Organizatorów lub mailem na adres Konferencji nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia wydarzenia.
§ 5. Odpowiedzialność Uczestnika
1. Uczestnik zobowiązanych jest zastosować się do wymagań niniejszego Regulaminu oraz do ogólnych zasad bezpieczeństwa określonych w odpowiednich przepisach, jak również instrukcji i poleceń organizacyjno-technicznych wydawanych przez przedstawicieli Organizatorów oraz Politechniki Gdańskiej.
2. Na terenie Konferencji w szczególności zabronione jest posiadanie, spożywanie czy sprzedaż napojów alkoholowych, narkotyków oraz środków odurzających, psychotropowych i tym podobnych, jak również wnoszenie broni palnej i innych niebezpiecznych przedmiotów.
3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektu, w którym odbywa się Konferencja.
§ 6. Ochrona danych osobowych
1. Uczestnik dokonujący rejestracji wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z art.6 ust.1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), jak również w myśl niniejszego Regulaminu.
2. Administratorem danych osobowych jest Politechnika Gdańska z siedzibą przy ul. Narutowicza 11/12, w Gdańsku (kod pocztowy: 80-233).
3. Dane osobowe przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji, w tym przygotowania listy uczestników i przygotowania e-certyfikatów uczestnictwa.
4. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wzięcia udziału w Konferencji
5. Uczestnikom przysługuje prawo dostępu do swoich danych, ich poprawy oraz żądania ich usunięcia.
6. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do skorzystania z serwisu zewnętrznego do przeprowadzenia rejestracji na Konferencję.
7. Dane nie będą podlegały udostępnianiu podmiotom trzecim. Odbiorcami danych będą tylko Organizatorzy Konferencji lub osoby upoważnione przez nich, wchodzące w skład Komitetu Organizacyjnego lub Naukowego. Organizatorzy nie przekazują, nie sprzedają i nie użyczają zgromadzonych danych osobowych uczestników innym osobom lub instytucjom.
8. Dane mogą być gromadzone w jednej lub wielu bazach danych bezpośrednio lub pośrednio utrzymywanych przez Administratora.
9. Podczas Konferencji Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wykonywania zdjęć. Uczestnictwo w wydarzeniu jest połączone z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku każdego z Uczestników, Prelegentów i Prowadzących, w szczególności w materiałach informacyjnych i promocyjnych.
10. Pełna treść klauzuli informacyjnej RODO jest dostępna na poniższej stronie: https://pg.edu.pl/biuletyn-informacji-publicznej/rodo
§ 7. Postanowienia końcowe
1. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatorów, Organizatorzy niezwłocznie zwrócą kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.
2. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatorów, chyba że przepisy powszechnie obowiązującego prawa stanowią inaczej.
2. Tytuł i program Konferencji, w tym strona www, układ, logo, grafiki, zdjęcia, pliki audio i video wykorzystywane do jej promocji, jak i prezentacje przysługują Organizatorom albo osobie trzeciej (jeśli zostało tak oznaczone) i są prawnie chronione. Powyższe oznaczenia i materiały nie mogą być wykorzystywane bez pisemnej zgody Organizatorów albo osoby trzeciej będącej właścicielem praw. Kopiowanie materiałów konferencyjnych lub/i nagrywanie Konferencji, a także udostępnianie takich materiałów i nagrań jest nielegalne oraz podlega odpowiedzialności karnej zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
3. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504).
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie Serwisu Internetowego Konferencji.
6. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie Konferencji. Przy czym w odniesieniu do usług będących w toku, zastosowanie ma wersja regulaminu obowiązująca w chwili składania rezerwacji przez Uczestnika.
7. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
Wzór Klauzuli zgody:
Zgodnie z art.6 ust.1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Politechnikę Gdańską z siedzibą w Gdańsku, ul. Narutowicza 11/12, 80-233 Gdańsk, moich danych osobowych zawartych w formularzu zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji IMPLANTY2022, zgodnie z zasadami określonymi w jej Regulaminie.
Wzór Klauzuli poufności:
Ta wiadomość mailowa i wszelkie załączone do niej pliki są poufne i podlegają ochronie prawnej. Jeśli nie jesteś jej prawidłowym adresatem, jakiekolwiek wykorzystanie w tym zapoznanie się z treścią przesłanych informacji, jej ujawnienie, reprodukcja, dystrybucja lub inne rozpowszechnienie, są ściśle zabronione. Jeśli otrzymał/a Pan/i niniejszy mail wskutek błędu, proszę o niezwłocznie powiadomienie nadawcy i usunięcie otrzymanych informacji.